Tu equipo acaba de arrendar o vender una propiedad.
Ahora alguien debe cambiar su estado en el sistema.
Otra persona debe retirarla de la página web.
Administración necesita preparar el contrato.
Contabilidad debe conocer las condiciones del negocio.
Y probablemente alguien tenga que avisarle al equipo comercial que ese inmueble ya no está disponible.
Varias tareas para comunicar un solo hecho:
La propiedad ya no está disponible.
Ese es precisamente uno de los problemas que un buen sistema de gestión para inmobiliarias debería resolver.
Porque digitalizar una inmobiliaria no consiste simplemente en reemplazar archivos de Excel por una plataforma.
La verdadera diferencia aparece cuando propiedades, clientes, contratos, propietarios, arrendatarios, pagos, contabilidad, facturación, documentos, mantenimiento, sitio web y demás, trabajan conectados sobre la misma plataforma y con la misma información.
¿Qué es un sistema de gestión para inmobiliarias?
Un sistema de gestión inmobiliaria es una plataforma que permite centralizar la información y organizar los procesos relacionados con la operación de una inmobiliaria.
Puede abarcar desde la captación de una propiedad y la gestión comercial hasta los contratos, cobros, pagos, documentación, contabilidad y seguimiento de propietarios y arrendatarios.
Pero existe una diferencia importante entre tener muchas funcionalidades y contar con un sistema realmente integrado.
Una inmobiliaria puede tener un CRM, un programa para contratos, un software contable, una página web y varias hojas de cálculo.
Y aun así continuar realizando reprocesos.
El problema aparece cuando cada herramienta conoce una parte diferente de la operación.
Un sistema inmobiliario es más que un inventario de propiedades
Registrar una propiedad con sus fotografías, precio, ubicación y características es importante.
Pero es apenas el comienzo.
Una propiedad también puede estar relacionada con: Uno o varios propietarios ▪︎ Un arrendatario ▪︎ Un comprador ▪︎ Contratos ▪︎ Comisiones ▪︎ Cobros ▪︎ Pagos ▪︎ Pólizas ▪︎ Servicios públicos ▪︎ Mantenimientos ▪︎ Documentos ▪︎ Historial de incrementos ▪︎ Procesos comerciales ▪︎ Y más…
Cuando estos elementos se gestionan en plataformas diferentes, mantener la información actualizada depende del trabajo manual.
Un sistema de gestión para inmobiliarias debe evitar precisamente eso.
CRM inmobiliario y sistema de gestión inmobiliaria no son lo mismo
Un CRM inmobiliario se concentra principalmente en la relación comercial.
Permite registrar interesados, organizar oportunidades, asignar asesores, programar seguimientos y conocer el estado de una negociación.
Eso es fundamental.
Pero una inmobiliaria que además administra propiedades necesita resolver muchos otros procesos: ¿Qué ocurre después de cerrar el negocio? ¿Quién administra el contrato? ¿Cómo se registra el recaudo? ¿Cuánto corresponde al propietario? ¿Cuál es la comisión de la inmobiliaria? ¿Qué póliza tiene la propiedad? ¿Cuándo debe aplicarse el incremento? ¿Dónde están los documentos? ¿Cómo se registra el inventario de la propiedad? ¿La propiedad sigue apareciendo disponible en la web?
Por eso, para muchas empresas del sector, un CRM es solo una pieza del ecosistema.
¿Qué debe tener un buen sistema de gestión para inmobiliarias?
No existe una única respuesta.
Una inmobiliaria enfocada en ventas tiene necesidades diferentes a una empresa dedicada principalmente a la administración de arriendos.
Y una organización que trabaja con ambos modelos necesita poder gestionarlos sin crear operaciones independientes.
Sin embargo, existen algunas capacidades fundamentales.
Gestión centralizada de propiedades
La propiedad deber convertirse en uno de los ejes principales del sistema.
Desde su registro debe ser posible consultar información como: Tipo de inmueble ▪︎ Ubicación ▪︎ Barrio y zona ▪︎ Características técnicas ▪︎ Propietarios ▪︎ Precio ▪︎ Contratos relacionados ▪︎ Documentación ▪︎ Historial ▪︎ Y más…
La idea es sencilla, toda la información relacionada con una propiedad debe poder encontrarse desde el mismo ecosistema.
Gestión de propietarios y arrendatarios
Propietarios y arrendatarios no deberían existir simplemente como nombres dentro de una base de contactos.
Deben estar relacionados con la operación.
El sistema debe permitir conocer qué propiedades pertenecen a un propietario, qué contratos están activos, qué pagos se han realizado, qué cobros están pendientes y cuál ha sido el historial de la relación.
Lo mismo ocurre con los arrendatarios.
Cuando toda esta información está relacionada, buscar un dato deja de convertirse en una investigación entre correos, archivos y diferentes plataformas.
Sistema de gestión para inmobiliarias que administran arriendos
La administración de arriendos es uno de los procesos donde más rápidamente puede crecer la complejidad.
Cada nueva propiedad trae consigo contratos, propietarios, arrendatarios, recaudos, pagos, documentos, inventarios, incrementos y diferentes responsabilidades administrativas.
Un sistema pensado para este modelo debe ir mucho más allá de registrar el canon mensual.
Contratos de arrendamiento y administración
Es importante diferenciar claramente los distintos tipos de contrato.
El contrato con el arrendatario no representa lo mismo que el contrato mediante el cual el propietario entrega la administración del inmueble a la inmobiliaria.
Cada uno tiene partes diferentes, valores, fechas, condiciones, estados, documentos, relaciones con la propiedad y más.
Cuando esta información está estructurada, la inmobiliaria puede tener mayor trazabilidad sobre cada operación.
Cobros a arrendatarios y pagos a propietarios
Recaudar el canon es solo una parte del proceso.
Después hay que determinar qué valores corresponden al propietario, cuáles debe retener la inmobiliaria, qué comisión aplica y qué conceptos deben reflejarse en cada relación.
Por eso un sistema inmobiliario robusto deber permitir gestionar tanto la relación de cobro al arrendatario como la relación de pago al propietario.
Cada movimiento debe quedar conectado con el contrato y la propiedad correspondiente y gestionarse automáticamente.
Comisiones, incrementos e IPC
Administrar cientos de contratos mediante controles manuales puede aumentar el riesgo de inconsistencias.
El sistema debe permitir mantener un historial de incrementos, registrar porcentajes de IPC y calcular comisiones de acuerdo con las condiciones establecidas.
Así, la información no depende de recordar qué porcentaje correspondía aplicar en cada caso.
Pólizas, servicios públicos e inventarios
La administración inmobiliaria también necesita conservar información que con frecuencia termina dispersa como pólizas, aseguradoras, facturas, pagos, servicios públicos, inventarios iniciales, inventarios finales y más.
Centralizar estos datos permite consultar el historial completo de la propiedad sin recurrir a múltiples archivos.
Sistema de gestión para inmobiliarias enfocadas en ventas
No todas las inmobiliarias administran arriendos.
Para una empresa enfocada principalmente en comercializar propiedades, el proceso gira alrededor del inventario disponible y la gestión comercial.
Aquí son especialmente relevantes: Captación de propiedades ▪︎ Inventario disponible ▪︎ Prospectos ▪︎ CRM ▪︎ Seguimientos ▪︎ Asesores ▪︎ Cotizaciones ▪︎ Documentación ▪︎ Estado de la negociación ▪︎ Y más…
Odoo incluye aplicaciones integradas para CRM, ventas, contabilidad, inventario, documentos y otras áreas empresariales.
El valor de construir una solución inmobiliaria sobre esa base es poder utilizar toda esa infraestructura y adaptarla a las particularidades del sector.
El sitio web también debe hacer parte del sistema de gestión inmobiliaria
Este punto cambia por completo la operación.
Imagina que una propiedad aparece disponible en la página web.
Un cliente la arrienda.
El contrato se formaliza.
¿Qué debería ocurrir después?
En muchos casos, alguien debe entrar al sitio web y retirar manualmente la propiedad.
Si olvida hacerlo, continúan llegando interesados por un inmueble que ya no está disponible.
Eso genera trabajo innecesario y una mala experiencia para el cliente.
Una propiedad arrendada o vendida debería dejar de mostrarse automáticamente
En la solución desarrollada por Codyd, el estado operativo de la propiedad puede estar conectado con su publicación.
Cuando una propiedad se arrienda o vende, deja de aparecer como disponible.
El equipo no tiene que actualizar dos sistemas.
Cuando vuelve a estar disponible, puede regresar a la web
El proceso también funciona en sentido contrario.
Cuando un contrato termina y la propiedad vuelve a estar disponible, su estado puede hacer que nuevamente aparezca en el inventario publicado.
Un cambio se registra una vez y el resto del ecosistema responde.
Ese es uno de los mayores beneficios de trabajar con una plataforma realmente conectada. Haz clic aquí y agenda una demostración del sistema de gestión para inmobiliarias que tu empresa necesita.
Los formularios de propiedades pueden alimentar directamente el CRM
El sitio web tampoco debe terminar en un correo genérico.
Cuando una persona solicita información sobre una propiedad, ese contacto puede ingresar directamente al CRM junto con la propiedad que le interesa.
Odoo dispone de un CRM para gestionar leads, oportunidades, actividades y seguimiento comercial.
Esto permite continuar el proceso sin volver a ingresar manualmente la información.
Un sistema de gestión para inmobiliarias también necesita administración y contabilidad
La operación inmobiliaria no termina cuando se firma un contrato.
La empresa sigue necesitando administrar su propio negocio.
Aquí es donde tener como base un ERP completo genera una diferencia importante.
Odoo reúne aplicaciones empresariales para CRM, ventas, contabilidad, inventario, documentos, proyectos y otras necesidades dentro de una plataforma integrada.
Sobre esa infraestructura es posible conectar los procesos inmobiliarios con:
Contabilidad y facturación
Los movimientos de la operación deben con la gestión financiera y contable de la empresa.
Además, Odoo dispone de localización Colombia con funcionalidades contables, fiscales y de facturación electrónica conectadas con la Dian.
Documentos y contratos
Odoo Documentos permite almacenar y gestionar archivos dentro del mismo ecosistema.
En una solución inmobiliaria esto puede complementarse con estructuras automáticas de carpetas y organización de contratos según la propiedad y los procesos relacionados.
Firma electrónica
Contratos, relaciones y otros documentos pueden incorporarse a flujos de firma electrónica. Odoo dispone de una aplicación específica para enviar, firmar y aprobar documentos electrónicamente.
Mantenimiento
Los requerimientos de mantenimiento de una propiedad también pueden relacionarse con su información y sus contratos, evitando que estos procesos queden aislados de la administración.
Automatización en un sistema de gestión para inmobiliarias
Automatizar no significa únicamente hacer una tarea más rápido.
También significa evitar que algunas tareas tengan que realizarse.
Pensemos nuevamente en una propiedad arrendada.
Si el contrato actualiza su estado, el inventario lo reconoce y el sitio web deja de mostrarla, se eliminaron varios pasos manuales.
Ese mismo principio puede aplicarse a otros procesos:
- Crear contratos relacionados.
- Organizar documentos.
- Generar relaciones de cobro.
- Generar relaciones de pago.
- Actualizar estados.
- Publicar o retirar propiedades.
- Registrar información analítica.
- Crear oportunidades comerciales.
Pero existe otro tipo de automatización igual de importante.
Un sistema también debe evitar errores
No todos los controles deben depender de una persona.
En la solución inmobiliaria desarrollada por Codyd se incorporaron reglas para impedir situaciones como:
- Crear contratos sin información esencial.
- Tener varios contratos activos simultáneamente para una misma propiedad.
- Finalizar un contrato sin registrar el inventario final.
- Crear propiedades sin propietario o precio.
- Eliminar información histórica que debería conservarse.
En estos casos, la automatización no acelera un proceso.
Lo protege.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de gestión para inmobiliarias
¿Qué es un sistema de gestión para inmobiliarias?
Es una plataforma que permite administrar y centralizar procesos como propiedades, clientes, ventas, arriendos, propietarios, arrendatarios, contratos, cobros, pagos y documentación.
¿Un CRM inmobiliario y un software inmobiliario son lo mismo?
No necesariamente. Un CRM se concentra principalmente en la gestión comercial, mientras que un sistema inmobiliario puede incluir procesos administrativos, contractuales, financieros, operativos además del CRM.
¿Un sistema inmobiliario sirve para ventas y arriendos?
Sí, siempre que haya sido diseñado para gestionar ambos modelos. La solución desarrollada por Codyd permite trabajar con inmobiliarias enfocadas en ventas, administración de arriendos o las dos actividades.
¿Puede conectarse el sistema inmobiliario con la página web?
Sí. Una plataforma integrada puede utilizar la información de las propiedades para mostrar el inventario disponible y llevar los formularios de interesados directamente al CRM.
¿Puede actualizar automáticamente las propiedades disponibles?
Sí. En la solución de Codyd, el estado de la propiedad puede conectarse con el sitio web para evitar mantener publicados inmuebles que ya fueron vendidos o arrendados.
¿Un sistema inmobiliario puede incluir contabilidad?
Sí. Al estar construido sobre Odoo, la solución puede utilizar las aplicaciones empresariales de contabilidad y facturación junto con los desarrollos específicos para inmobiliarias. Odoo cuenta además con localización fiscal para Colombia.
¿Sirve para una inmobiliaria pequeña?
Sí. El tamaño no es el único criterio. También debe evaluarse la complejidad de la operación, la cantidad de propiedades, las áreas involucradas y los procesos que actualmente se realizan de forma manual.
¿Sirve para una inmobiliaria grande?
Sí. La plataforma soporta grandes volúmenes de información y permite el crecimiento sin multiplicar los reprocesos.
El mejor sistema inmobiliario es el que conecta toda la operación
Puedes tener un excelente CRM.
Una plataforma para contratos.
Un programa contable.
Una página web.
Carpetas en la nube.
Y varias hojas de cálculo.
Cada herramienta puede funcionar perfectamente por separado.
El problema aparece cuando las personas tienen que encargarse de mantenerlas sincronizadas.
La verdadera sistematización ocurre cuando vender, arrendar o liberar una propiedad no inicia una cadena de actualizaciones manuales.
El estado cambia una vez.
Y el resto del ecosistema responde.
Sistema de gestión inmobiliaria desarrollado por Codyd sobre Odoo
En Codyd utilizamos toda la base funcional de Odoo y desarrollamos sobre ella todos los requerimientos específicos que demanda la operación inmobiliaria.
Eso permite aprovechar aplicaciones como:
- CRM.
- Ventas.
- Contabilidad.
- Facturación electrónica.
- Inventario.
- Empleados.
- Documentos.
- Firma electrónica.
- Sitio web.
- Mantenimiento.
Y complementarlas con desarrollos propios para gestionar:
- Propiedades.
- Propietarios.
- Arrendatarios.
- Barrios y zonas.
- Contratos de venta.
- Contratos de arrendamiento.
- Contratos de administración.
- Relaciones de cobro.
- Relaciones de pago.
- Comisiones.
- Incrementos e IPC.
- Pólizas.
- Servicios públicos.
- Inventarios.
- Documentación.
- PMS administrativo.
- PMS de propiedades.
- Automatizaciones.
- Controles de integridad y trazabilidad.
El resultado es una plataforma diseñada para inmobiliarias enfocadas en ventas, administración de arriendos o ambas, pero respaldada por la estructura de un ERP empresarial completo.
Y, sobre todo, con una premisa:
Todo está conectado.
Una propiedad cambia de estado y ese cambio puede reflejarse en la operación interna y en la página web.
Un interesado diligencia un formulario y entra al CRM.
Un contrato conecta la propiedad con propietarios y arrendatarios.
Los documentos quedan vinculados a los procesos correspondientes.
La administración deja de depender de múltiples sistemas que deben actualizarse manualmente.
Tu inmobiliaria no necesita más herramientas aisladas. Necesita una operación conectada.