POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón Social: CODYD SAS
• NIT: 900.834.313-4
• Domicilio Principal: Calle 65 A # 23B - 68 | Local 3, Manizales, Caldas, Colombia.
• Correo Electrónico Oficial (PQR y Notificaciones): info@codyd.com.co
• Teléfono de Contacto: +57 3184118484

II. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en el marco normativo de la República de Colombia, de manera específica en el Artículo 15 de la Constitución Política (Derecho a la Intimidad y Habeas Data), la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en particular el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Este documento rige el tratamiento de la información recolectada a través de las plataformas digitales, sitio web y canales de atención de CODYD SAS en la prestación de sus servicios.

III. NATURALEZA DE LOS DATOS RECOLECTADOS Y DATOS SENSIBLES

En el ejercicio de su actividad comercial y prestación de servicios tecnológicos, CODYD SAS recolectará datos personales que incluyen, pero no se limitan a:

• Datos Públicos y Privados: Nombres, apellidos, número de identificación, correo electrónico, número de teléfono y datos de facturación.
• Datos Sensibles (Biometría facial): En virtud de los servicios de Codyd, el usuario podrá proporcionar fotografías, videos e imágenes que contienen rasgos faciales y biométricos.

Declaración Legal sobre Datos Sensibles: De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene el derecho facultativo de no responder a preguntas o negarse a suministrar datos sensibles. Sin embargo, el Titular reconoce y acepta que, por la naturaleza técnica de los servicios contratados, la entrega de fotografías e imágenes faciales es un requisito estrictamente necesario, lógico e indispensable para la ejecución material del servicio. La negativa a suministrarlos imposibilitará la prestación de los servicios por parte de CODYD SAS.

IV. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los datos personales proporcionados por los usuarios serán recolectados, almacenados, usados, procesados y suprimidos con las siguientes finalidades exclusivas:

• Ejecución Contractual y Técnica: Utilizar las fotografías, imágenes y datos biométricos como insumo primario para el entrenamiento de modelos de Inteligencia Artificial personalizados (Fine-tuning) o para la integración y manipulación visual hiperrealista (Blending), con el único propósito de entregar los activos digitales contratados por el cliente.
• Gestión Administrativa: Realizar los procesos de facturación, contabilidad, cobro, soporte técnico, atención al cliente y perfeccionamiento de la relación comercial.
• Gestión Comercial y Publicitaria: Enviar comunicaciones periódicas relacionadas con nuevos servicios, promociones, boletines informativos y material publicitario exclusivamente de la agencia CODYD SAS.

1. NO serán vendidos, licenciados, alquilados ni transferidos a terceros con fines comerciales.
2. NO serán incorporados, cedidos ni utilizados como dataset para el entrenamiento de modelos fundacionales de Inteligencia Artificial de carácter público o de código abierto. El procesamiento se realiza en entornos controlados y privados destinados exclusivamente para el entregable del Titular.

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN (DERECHOS ARCO)

Como Titular de sus datos personales, el usuario goza de los siguientes derechos irrenunciables:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CODYD SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo en los casos exceptuados por la ley.
• Ser informado por CODYD SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. (Nota: La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de CODYD SAS).
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VI. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de CODYD SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a través del siguiente canal oficial:

• Canal Único Autorizado: Correo electrónico a  info@codyd.com.co  con el asunto: "Habeas Data - Reclamo Protección de Datos".

Trámite y Tiempos de Respuesta Legales:

1. El reclamo deberá formularse mediante solicitud clara que contenga la identificación del Titular, la descripción pormenorizada de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección (física o electrónica) y los documentos de soporte.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo de forma completa. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CODYD SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CODYD SAS está firmemente comprometido con la protección de los datos biométricos y la privacidad de sus clientes. En cumplimiento del principio de seguridad, la empresa ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los modelos de IA personalizados y las fotografías suministradas se manejan bajo estrictos protocolos de confidencialidad en los flujos de trabajo de la agencia.

VIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación oficial en el sitio web de la empresa. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política, más el tiempo exigido por el cumplimiento de las obligaciones legales, contables o fiscales de CODYD SAS.